post

Donderdag 23 en vrijdag 24 maart vond in de Amsterdamse RAI de eerste Microsoft Tech Summit van 2017 plaats. Een gratis event van Microsoft waar zij samen met diverse partners het laatste productnieuws presenteren en technische lezingen en workshops geven. Vrijwel alles wat Microsoft op gebied van software fabriceert stond in de spotlights. Een van de presentaties waar ik bij aanwezig was ging over het vrij recent geïntroduceerde Office 365 Teams. Is dat de toekomst van collaboratie op de werkvloer?

Digitaal samenwerken is niet nieuw. Door de jaren heen zijn er flink wat software-producten bedacht die het digitale leven makkelijk moeten maken. Diverse, meer succesvolle applicaties worden daadwerkelijk binnen (grote en kleine) bedrijven gebruikt. Vele zijn echter redelijk ongemerkt afgezwaaid. Het streven van  de applicaties is op zich simpel: biedt alle mogelijkheden die een team nodig heeft om sneller, effectiever en nauwer samen te werken aan een project en de bijbehorende projectdoelen. De realisatie is echter een stuk complexer gebleken. Niet dat er een gebrek aan gereedschap is. Software genoeg. Nee, de uitdaging zit in het zo gebruiksvriendelijk en intuïtief mogelijk aanbieden van alle functionaliteit, zodat het de gebruikers niet in de weg zit door complexiteit, maar juist werk en gedoe uit handen neemt. Daarnaast moet de applicatie zelf ook eenvoudig te beheren zijn, zodat je niet een nieuw beheerteam hoeft op te tuigen om het aan de praat te houden. Dat scheelt aanzienlijk in de TCO van de applicatie. Niet onbelangrijk.

Teams is sinds kort te vinden in het Office 365 Dashboard. Tweede rij, tweede van rechts!

 

Met Teams doet Microsoft een serieuze, nieuwe poging om de hierboven genoemde uitdagingen aan te gaan. Wie van snelle conclusies houdt, bij deze: nee, dat is ze helaas nog niet (volledig) gelukt. Microsoft zegt voor de ontwikkeling van de applicatie goed gekeken te hebben naar de fundamentele zaken waar ieder project behoefte aan heeft. Dit blijkt op zich een vrij beknopt lijstje te zijn. Denk aan onderstaande zaken:

  • Planning/kalender
  • locatieonafhankelijke communicatie via spraak, video en chat
  • to-do lijsten
  • centrale opslag van (project)documentatie
  • eenvoudige manier om notities te maken en content (afbeeldingen, bestanden) te delen

En uiteraard, anno 2017 moet security daar standaard aan worden toegevoegd. De boel moet immers wel veilig zijn. Oké, nu eerst maar eens de dingen die Microsoft puik gedaan heeft met Teams. Allereerst hergebruik. In het verleden was Microsoft erg goed in het meerdere keren uitvinden van het wiel. Niet zo handig, maar nog erger was dat de verschillende wielen niet goed met elkaar overweg konden. Met Teams is dat anders. In plaats van alles van de grond af aan op te bouwen, is de applicatie volledig gebaseerd op diverse technieken die al in Office 365 beschikbaar zijn en met elkaar overweg kunnen. Zo zijn de meetings gebaseerd op Outlook, maar dan wel een samenvoeging van je persoonlijke agenda en de afspraken in de agenda’s van je teams. De chatfunctie is gebaseerd op Skype, maar alle berichten blijven bewaard en zijn terug te lezen voor teamleden die later aan het team worden toegevoegd. De to-do lijst is gekoppeld aan de planner-functie van Office365, er is integratie met OneNote, de centrale opslag is onder water Sharepoint en de security mogelijkheden zijn ook geleend van de Office-suite. Om het geheel af te maken is de gebruiksinterface gebouwd rondom een tijdlijn die doet denken aan die van Facebook. Daar zit een deel van de functionaliteit van Yammer achter. Woehoe! Goed bezig daar in Redmond! De grootste vernieuwing zit eigenlijk dus in het samenvoegen van al deze applicaties tot één nieuwe applicatie. Daardoor hoef je eigenlijk nergens anders meer te zijn dan in Teams om te kunnen samenwerken.

De user interface is overzichtelijk en eenvoudig. Een tijdslijn vult het grootste deel van het scherm.

 

Hoewel dit af lijkt te doen aan de nieuwwaarde, is het mijns inziens een prima zet van Microsoft. Waarom zou je een goed product of goed werkende techniek niet hergebruiken? En waarom zou je de krachten van meerdere producten niet bundelen tot een nieuw “superproduct”? Er zijn hele bedrijfstakken die op basis van dit principe bestaan. Iemand wel eens een wasmachine of auto gekocht? Die hanteren voor een groot deel hetzelfde principe. Met Teams zorgt Microsoft ervoor dat je binnen een paar tellen aan de slag kunt als je de onderliggende producten al een beetje kent. De gebruiker kan alles zelf, dus er is geen apart beheerteam nodig om de boel in de lucht te brengen (en te houden). Het terugzetten van per abuis verwijderde content kan door de Office 365 admin worden gedaan, net zoals bij andere Office 365 producten het geval is. De user interface is overzichtelijk en de verschillende functies zijn goed herkenbaar en bruikbaar. Het is enorm gebruiksvriendelijk en eindelijk heb je één centrale plaats waar alles samenkomt. Nooit gedacht dat ik die zin ooit over een softwareproduct van Microsoft zou typen!

Naast hergebruik is er nog genoeg waar Teams nieuwe elementen toevoegt. Zo zijn er op dit moment 80 (!) verbindingslijnen (connectors) beschikbaar om te verbinden met andere platformen, applicaties en social media. Op die manier kun je een Twitter hashtag, zoals #aroundthecloud, eenvoudig in de gaten houden vanuit jouw Team en heb je daarvoor niet alsnog een extra, losse applicatie nodig. Daarnaast kun je met een paar klikken een website of portaal toevoegen aan je Team-pagina, waardoor je alle relevante content voor het project binnen Teams kunt verzamelen. De Teams-applicatie is via de browser beschikbaar maar ook als losse applicatie voor: Windows, Windows Mobile, Android, iOS en OS X. Een bijkomend voordeel van de mobiele applicatie is dat je in veel gevallen de losse mobiele versies van Excel, Powerpoint en Word kunt verwijderen omdat Teams in de applicatie gebruik maakt van de “online” variant en de applicaties van daaruit streamt. Dat scheelt zo een halve gigabyte aan altijd schaarse opslagruimte op je smartphone. Hoera! De tijdslijn in Teams biedt net als onder meer Whatsapp en Facebook de mogelijkheid om te taggen door een @ te gebruiken en door zogeheten channels kun je binnen een project verschillende disciplines groeperen (bijvoorbeeld de ontwikkelaars, designers en de stuurgroep). Meerdere keren werd tijdens de presentatie aandacht gevestigd op de vele emoticons en personaliseerbare afbeeldingen die het werken binnen Teams vooral “leuk” moeten maken. Hiermee lijkt Microsoft zich duidelijk te richten op de gewoontes van jongere medewerkers: de Millennials. Heeft Teams eigenlijk concurrenten? Yep. Wie wel eens met Slack gewerkt heeft zal behoorlijk veel gelijkenissen zien. Laten we het erop houden dat Microsoft grondig te werk is gegaan met hun marktonderzoek bij de ontwikkeling van Teams en goed gekeken heeft naar de positieve eigenschappen van concullega’s.

Bekende iconen die de bundeling van alle project-content vereenvoudigen.

Het pop-up menu met de 80 connectors. De kenner van de kunst van het kiezen is een keizer.

 

Hoewel er natuurlijk in detail nog veel meer mogelijk is, is dit in basis wat Teams is. Als ik dit allemaal slim, herkenbaar en gebruiksvriendelijk vind, waarom concludeer ik dan al vroeg in dit blog dat Microsoft met Teams niet per definitie gaat slagen om samenwerking op fundamentele wijze te verbeteren? Het antwoord daarop heeft niets met techniek te maken, maar alles met de manier waarop mensen gewend zijn te in team- of projectverband te werken. Je kunt niet zomaar verwachten dat ieder project met een nieuw stuk software ineens volledig anders te werk gaat, ook al is de software zelf prima in orde. Om dat te realiseren is het noodzakelijk om de gebruikers te trainen en workflows te bedenken die én aansluiten bij de manier van werken van een bedrijf of afdeling én die op een slimme manier gebruik maken van de beschikbare middelen (de Teams software). Dat is feitelijk verandermanagement! En laat dat nu net één van de meest complexe problemen binnen ieder bedrijf zijn.

Mijn tweede argument is wél product-technisch van aard. Teams is op dit moment nog een zeer onvolwassen product en pas net op de markt. De lijst met functies die Microsoft nog gaat toevoegen de komende tijd is ellenlang. En zoals met al hun producten heeft Microsoft grote haast om de lijst zo snel mogelijk af te werken. Dit betekent simpelweg dat Teams in ieder geval in de komende 12 maanden meerdere keren op de schop gaat. Functionaliteit zal veranderen, verdwijnen, verplaatsen of worden toegevoegd. Begrijpelijk, maar killing voor de eerder genoemde workflows en trainingen. Die moeten immers ook met dezelfde snelheid herzien worden. En dat is, zeker binnen grote bedrijven, nagenoeg een onmogelijke opgave.

Het lijkt erop dat Microsoft zich in zekere zin bewust is van de keerzijden. Ze sporen dan ook vooral aan om Teams op een loos momentje eens te activeren en ermee te experimenteren. Dat advies slaat wat mij betreft de spijker op zijn kop. Als je het nooit probeert dan kun je ook nooit je voordeel ermee doen. The proof of the pudding…. Zeker gaan doen, want het is een erg leuk product! Wacht echter nog even voor je alles aan de kant schuift en blind voor Teams gaat. Daarvoor moet er eerst nog wat meer water door de digitale Rijn.

One Comment

  1. Pascal Wierckx
    Beantwoorden

    Goed artikel. Teams ziet er wel gaaf uit. Soort van zakelijke Whatsapp. Hopelijk breekt het door en integreren ze het met Skype for Business. Zoals hierboven ook in het artikel staat. Heel veel nieuwe applicaties van Microsoft voor de communicatie.

Leave a comment